Offre d'emploi

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE GESTION DE PÔLE H/F

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Profil
Spé. Fct support - Achat
Type de contrat
CDI
Département
VITROLLES
Date de parution
16.04.2019
Informations générales
Entité de rattachement

SEGULA Technologies est un groupe d'ingénierie présent mondialement, au service de la compétitivité de tous les grands secteurs industriels : automobile, aéronautique, énergie, ferroviaire, naval, pharmacie et pétrochimie. Présent dans 28 pays, fort de ses 140 implantations dans le monde, le Groupe privilégie une relation de proximité avec ses clients grâce aux compétences de ses 12 000 collaborateurs. Ingénieriste de premier plan plaçant l'innovation au cœur de sa stratégie, SEGULA Technologies mène des projets d'envergure, allant des études jusqu'à l'industrialisation et la production.

Référence

KCA36-6219

Date de parution

16.04.2019

Description du poste
Profil principal

Spé. Fct support - Achat

Intitulé du poste

Spé. Fonct. Support

Contrat

CDI

Description de la mission

Vos rôles et responsabilités s'articuleront principalement autour de la Gestion
d'affaires (dans AX) et des tâches administratives liées aux cycles achats et ventes.
Projets
Créer les affaires dans AX
Affecter les catégories d'heures dans AX
Affecter les collaborateurs dans AX
Affecter les catégories de frais et indemnités dans le portail de saisie des
heures
Renseigner les axes analytiques au regard de la fiche d'ouverture de projet
transmise par une fonctionne opérationnelle (IA, chef de projet, RBU…)
Renseigner le budget initial et met à jour les avenants
Renseigner la commande client, vérifie les conditions de règlements, contrôle
la conformité des données
Suivre et valoriser des pointages (heures et frais)
Saisir le CSI du collaborateur à chaque embauche (calcul transmis par le
contrôle de gestion)
Suivre hebdomadairement les pointages des collaborateurs
S'assurer que tous les collaborateurs ont pointé (contrôle en quantité d'heures)
Relancer les collaborateurs en cas de non saisie
A titre exceptionnel, en cas d'indisponibilité du Pilote d'activité ou RBU, la
GDP valide des pointages (heures + frais) dans le portail sur la base de l'état
des pointages analytiques visé par la fonction opérationnelle (RBU, pilote, IA
selon les cas)
Facturation
Collecter les informations nécessaires à la facturation client (BL clients validés,
bon de commande …) et émettre la facturation au fil de l'eau
S'assurer du respect du délai de facturation client fixé dans le planning Groupe
Contrôler l'avancement de facturation des projets et alerte en cas de dérives
Suivre les commandes client et relance l'IA, RBU ou le DA pour toute commande
manquante avant le début de la facturation
Suivre les encours de fin et transmet une analyse mensuelle aux CDG
Suivre les BCI, contrôle l'adéquation entre les pointages et la facturation BCI
Assurer le relai avec le Credit Managerment en cas de litige sur créances
Répondre aux demandes des commissaires aux comptes
Production
Vérifier l'exhaustivité des données remontées dans l'ET2003 (analyse
mensuelles des affaires) : montant facturé, achats, heures, etc. ….
Saisir la production dans AX au regard des informations transmises et validées
par le RBU
Contrôler la cohérence des pointages sur les projets
Cycle Achats
Envoyer les demandes de création de fournisseurs au CSP
Gèrer les achats de la DA à la réception administrative (dans AX)
Assurer l'interface avec les fournisseurs locaux et le DAF Département en cas
de retard de paiement
En cas de dépenses des voyages, s'assure de la bonne refacturation aux
clients
Suivre la sous-traitance, l'intérim et les achats auprès d'une société du Groupe
Gestion administrative de l'agence
Selon l'organisation du périmètre, des tâches annexes pourront être confiées :
- gestion du courrier
- accueil et standard du site
- gestion des consommables du site
- accueil des nouveaux arrivants
BAC +2 type BTS assistant de gestion / administrative
Capacité d'organisation
Sens du travail en équipe
Rigueur, goût des chiffres
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacités relationnelles
Maitrise du processus AX serait un plus
Rigueur, objectivité et gout pour les chiffres
Sens de la confidentialité

Profil

BAC +2 type BTS assistant de gestion / administrative
Capacité d'organisation
Sens du travail en équipe
Rigueur, goût des chiffres
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacités relationnelles
Maitrise du processus AX serait un plus
Rigueur, objectivité et gout pour les chiffres
Sens de la confidentialité

Localisation du poste
Localisation du poste

Bouches du Rhône (13)

Ville

VITROLLES

Critères candidat
Niveau d'expérience min. requis

3 à 5 ans

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